Εσωτερική επικοινωνία εργαζομένων: πέρα από email και chat

Η εσωτερική επικοινωνία εργαζομένων δουλεύει όταν κάθε άνθρωπος της ομάδας παίρνει την ενημέρωση που τον αφορά, τη διαβάζει και εσύ ξέρεις ότι τη διάβασε. Το email και οι ομάδες chat είναι καλά για συζήτηση, αλλά δεν φτιάχτηκαν για αυτή τη δουλειά.

Δεν χρειάζεται να τα καταργήσεις. Χρειάζεται να δώσεις στις ανακοινώσεις, στη γνώση και στις αναθέσεις μια δική τους, σταθερή θέση.

Πού χάνονται οι ανακοινώσεις

Σε μια ομάδα με γραφείο, καταστήματα ή συνεργεία, τα ίδια προβλήματα εμφανίζονται ξανά και ξανά:

• Η ανακοίνωση θάβεται. Ένα σημαντικό μήνυμα στο chat, κάτω από δεκάδες απαντήσεις και αστεία, δεν το βρίσκει κανείς την επόμενη μέρα.
• Δεν ξέρεις ποιος τη διάβασε. Το email δεν σου λέει αν ο υπεύθυνος βάρδιας άνοιξε το μήνυμα. Στο chat βλέπεις, στην καλύτερη περίπτωση, ποιοι το είδαν, όχι αν το επιβεβαίωσαν.
• Δεν έχουν όλοι εταιρικό email. Οι άνθρωποι στο κατάστημα, στην αποθήκη ή στο πεδίο συχνά δεν το ανοίγουν καθόλου.
• Το προσωπικό μπλέκεται με τη δουλειά. Οι ομάδες chat ζουν στο προσωπικό κινητό, δίπλα στις συζητήσεις με φίλους και οικογένεια, και τα μηνύματα της δουλειάς έρχονται όποια ώρα να ’ναι.
• Ο νέος συνάδελφος δεν βλέπει το ιστορικό. Οι οδηγίες που στάλθηκαν πριν από μήνες δεν υπάρχουν για όποιον μπήκε στην ομάδα αργότερα.
• Η γνώση σκορπίζεται. Διαδικασίες, εκπαιδευτικό υλικό και έντυπα βρίσκονται σε συνημμένα και σε φακέλους που κανείς δεν θυμάται πού είναι.

Κανένα από αυτά δεν είναι θέμα κακής θέλησης. Είναι θέμα εργαλείου: το chat είναι φτιαγμένο για γρήγορη κουβέντα, όχι για ενημέρωση που πρέπει να μείνει. Και όσο μεγαλώνει η ομάδα, τόσο πιο συχνά συμβαίνουν.

Τι να ζητάς από μια εφαρμογή εσωτερικής επικοινωνίας

Πριν συγκρίνεις εργαλεία, γράψε τι θέλεις να αλλάξει. Μετά έλεγξε κάθε επιλογή με αυτά τα κριτήρια:

1. Στοχευμένες ανακοινώσεις: να στέλνεις σε όλη την εταιρεία, σε ένα τμήμα ή σε ένα κατάστημα, χωρίς να γεμίζεις τους υπόλοιπους με μηνύματα που δεν τους αφορούν.
2. Επιβεβαίωση ανάγνωσης: για όσα πρέπει να ξέρουν όλοι, όπως μια αλλαγή ωραρίου ή μια νέα διαδικασία, να βλέπεις ποιος επιβεβαίωσε και ποιος όχι.
3. Απλή χρήση από το κινητό, στα ελληνικά: αν η ομάδα σου δουλεύει κυρίως εκτός γραφείου, θα το ανοίγει από το τηλέφωνο.
4. Ειδοποιήσεις με μέτρο: push όταν κάτι είναι σημαντικό, όχι για κάθε σχόλιο. Ο καθένας δίνει άδεια για ειδοποιήσεις στη συσκευή του, και οι ρυθμίσεις ησυχίας του κινητού εξακολουθούν να ισχύουν.
5. Χώρος για τη γνώση: οδηγίες, εκπαίδευση και υλικό σε ένα σημείο, που το βρίσκει και ο νέος συνάδελφος.
6. Ρόλοι και δικαιώματα: ποιος δημοσιεύει, ποιος εγκρίνει, ποιος βλέπει τι.
7. Χωριστά από το προσωπικό: ο εργαζόμενος δεν χρειάζεται να μοιράζεται το προσωπικό του προφίλ με όλη την εταιρεία.

Κοίτα το εργαλείο και από τη θέση του μέλους της ομάδας, όχι μόνο του διαχειριστή. Αν η καθημερινή χρήση είναι μία ενημέρωση, ένα μάθημα και μία ενέργεια, η ομάδα θα το ανοίγει. Αν χρειάζεται εκπαίδευση για να βρει κανείς μια ανακοίνωση, όχι.

Κράτα τη συζήτηση στο email και στο chat. Δώσε κοινή θέση στη γνώση, στην επιβεβαίωση και στην ανάθεση.

Τι κάνει το OMADIFY

Το OMADIFY by THPaul είναι το δικό μας εργαλείο για την εσωτερική επικοινωνία. Είναι ο κοινός ψηφιακός χώρος της ομάδας: ελληνικός, mobile-first, με ειδοποιήσεις push. Η ιδέα του χωρά σε τρεις φράσεις: ενημέρωση που φτάνει, γνώση που μένει, άνθρωποι που συμμετέχουν.

• Ανακοινώσεις: στοχευμένες, με επιβεβαίωση ανάγνωσης, ώστε να ξέρεις ότι η ενημέρωση έφτασε.
• Εσωτερικό social feed: αναρτήσεις, σχόλια, αντιδράσεις και συγχαρητήρια, για να αναγνωρίζουν οι συνάδελφοι ο ένας τη δουλειά του άλλου.
• Academy: εκπαιδευτικά προγράμματα, υλικό, quiz και live σεμινάρια.
• Workspace, Flows και Content Planner: εργασίες, ημερολόγιο και εγκρίσεις, μαζί και εγκρίσεις περιεχομένου.

Η λογική του είναι απλή: όχι όλα τα εργαλεία για όλους, αλλά τα σωστά εργαλεία για τη δική σου ομάδα, και ο καθένας βλέπει όσα τον αφορούν. Το OMADIFY δεν αντικαθιστά το email και το chat. Η συζήτηση μένει εκεί, ενώ η γνώση, η επιβεβαίωση και η ανάθεση αποκτούν κοινή θέση.

Πώς ξεκινάς

Ξεκινάμε με ένα demo 15 λεπτών, πάνω σε μία ροή που σε απασχολεί: ενημέρωση, εκπαίδευση ή καθημερινό συντονισμό. Αν σου ταιριάζει, ακολουθεί πιλότος, για τον οποίο συμφωνούμε από πριν το εύρος, την πρόσβαση και την υποστήριξη. Μετά το εργαλείο ανοίγει στην ομάδα.

Όρισε από πριν πώς θα κρίνεις αν ο πιλότος πέτυχε. Τα κριτήρια δεν χρειάζεται να είναι πολύπλοκα: πόσοι επιβεβαίωσαν τις σημαντικές ανακοινώσεις και πόσο γρήγορα, αν λιγόστεψαν οι ερωτήσεις του τύπου «πού είναι η οδηγία για…», αν ο νέος συνάδελφος βρήκε μόνος του όσα χρειαζόταν την πρώτη εβδομάδα. Αν τα γράψεις πριν, η απόφαση μετά τον πιλότο παίρνεται με στοιχεία, όχι με εντυπώσεις.

Ένα πρακτικό πρώτο βήμα, όποιο εργαλείο κι αν διαλέξεις: γράψε τις τρεις τελευταίες ανακοινώσεις που δεν έφτασαν σε όλους, και τι κόστισε αυτό. Αυτό είναι το σενάριο που αξίζει να δεις σε κάθε demo.